Praca zdalna a bezpieczeństwo: jak chronić poufne dane firmy?

Sytuacja na świecie wymusiła na wielu pracodawcach wprowadzenie możliwości pracy zdalnej. Takie rozwiązanie było nieuniknione, aby firma nie utraciła płynności funkcjonowania. Obecnie wiele przedsiębiorstw oferuje pracę w trybie zdalnym lub hybrydowym, a pracownicy chętnie korzystają z tej możliwości.

Przed 2020 rokiem niewiele firm oferowało pracę zdalną, jednak pandemia mocno zmieniła ten trend. Obecnie możliwość pracy w zaciszu domowym jest czymś powszechnym i stale zyskuje na popularności. Pracownicy chętnie wybierają te oferty, w których pracodawca umożliwia wykonywanie obowiązków służbowych poza biurem. Trend ten przyczynił się do wprowadzenia zmian w Kodeksie pracy w 2023 roku.

Jak zadbać o to, aby sprzęt pracowników był bezpieczny?

Wykonywanie obowiązków służbowych powinno odbywać się wyłącznie za pomocą sprzętu udostępnionego przez pracodawcę. Nie należy korzystać z prywatnego laptopa bądź telefonu w celu przesyłania plików czy innych czynności, związanych z pracą zdalną. Sprzęt służbowy musi spełniać określone normy bezpieczeństwa.

W pierwszej kolejności należy odpowiednio zabezpieczyć sprzęt. Duże znaczenie mają tutaj silne hasła, które muszą być pilnie strzeżone i nikomu nieujawniane. Warto zapomnieć o zabezpieczeniach dostępu typu: „1234”, „start123” czy „qwerty”. Ważne, aby hasło składało się z co najmniej 12 znaków, w tym liczb, cyfr, znaków specjalnych oraz małych i dużych liter. Dobrze sprawdzają się również wielopoziomowe uwierzytelnienia. Kluczowe jest także systematyczne zmienianie haseł, najlepiej raz w miesiącu – pozwoli to skutecznie zabezpieczyć sprzęt. Kolejną kwestią jest korzystanie wyłącznie z aktualnego oprogramowania oraz profesjonalnego programu antywirusowego.

Każdy pracownik powinien być przeszkolony z zakresu korzystania ze sprzętu służbowego. Mowa tutaj głównie o zakazie instalowania aplikacji lub programów niezwiązanych z wykonywaniem obowiązków czy używania komputera/telefonu w celach prywatnych. Dodatkowo pracownicy powinni przestrzegać poufności danych poprzez ograniczenie dostępu osobom postronnym. Podobne zasady powinny być stosowane w przypadku korzystania z telefonu służbowego.

Jak dbać o poufne dane?

Chcąc mieć pewność, że poufne dane nie zostaną narażone na wyciek lub przedostanie się w niepowołane ręce, w pierwszej kolejności należy zorganizować stanowisko swojej pracy w taki sposób, aby osoby postronne nie miały dostępu do informacji, danych czy dokumentacji. Kolejną ważną kwestią jest bezpieczna sieć i łącze internetowe.

Ważne, aby w miejscach publicznych nigdy nie korzystać z sieci Wi-Fi, natomiast w domu należy obowiązkowo łączyć się z siecią firmową za pośrednictwem łącza VPN lub wydzielić osobną sieć Wi-Fi, która będzie służyła do użytku służbowego.

Jeżeli jest to niemożliwe, wówczas należy zadbać o silne hasło do Wi-Fi, które warto systematycznie zmieniać. Proces przesyłania plików czy dokumentów zawsze powinien odbywać się za pośrednictwem skrzynki służbowej. Prywatny mail czy komunikatory również są narażone na wyciek danych i to znacznie większy niż firmowy mail. Kluczowe jest również, aby odchodząc od biurka, zawsze zablokować dostęp, a po zakończonej pracy od razu wyłączyć komputer.

Dlaczego warto skorzystać z outsourcingu IT w tym zakresie?

Dużą popularność wśród przedsiębiorców zyskuje zatrudnienie zewnętrznej firmy w celu zwiększenia bezpieczeństwa sprzętu oraz danych, które się na nim znajdują. Specjaliści kompleksowo zajmują się poufnością informacji oraz zwiększają zakres cyberochrony. Głównym zadaniem outsourcingu IT jest poprawa efektywności i bezpieczeństwa informatycznego, a także minimalizacja kosztów z tym związanych. Zatrudnienie zewnętrznej firmy w celu zwiększenia ochrony pozwala wyeliminować konieczność stworzenia wewnętrznej struktury IT.

Specjaliści mają dostęp do specjalistycznych narzędzi, które pozwolą na stały monitoring urządzeń, szybkie wykrycie wszelkich nieprawidłowości oraz błyskawiczną reakcję, w przypadku wystąpienia problemów związanych z bezpieczeństwem. Dodatkowo po usunięciu nieprawidłowości, zostaną wdrożone procedury, które zapobiegną podobnym sytuacjom w przyszłości. Specjaliści mogą również zarządzać zdalnie każdym komputerem, dzięki czemu instalacja nowego oprogramowania przebiega sprawnie i szybko.

Obecnie praca zdalna jest powszechnie stosowana w wielu przedsiębiorstwach i stale zyskuje na popularności. Warto zatem, aby pracodawcy byli świadomi zagrożeń związanych z wyciekiem poufnych informacji oraz potrafili temu zapobiec, korzystając np. z wsparcia firmy informatycznej z Wrocławia.