Sytuacja na świecie wymusiła na wielu pracodawcach wprowadzenie możliwości pracy zdalnej. Takie rozwiązanie było nieuniknione, aby firma nie utraciła płynności funkcjonowania. Obecnie wiele przedsiębiorstw oferuje pracę w trybie zdalnym lub hybrydowym, a pracownicy chętnie korzystają z tej możliwości.
Przed 2020 rokiem niewiele firm oferowało pracę zdalną, jednak pandemia mocno zmieniła ten trend. Obecnie możliwość pracy w zaciszu domowym jest czymś powszechnym i stale zyskuje na popularności. Pracownicy chętnie wybierają te oferty, w których pracodawca umożliwia wykonywanie obowiązków służbowych poza biurem. Trend ten przyczynił się do wprowadzenia zmian w Kodeksie pracy w 2023 roku.
Jak zadbać o to, aby sprzęt pracowników był bezpieczny?
Wykonywanie obowiązków służbowych powinno odbywać się wyłącznie za pomocą sprzętu udostępnionego przez pracodawcę. Nie należy korzystać z prywatnego laptopa bądź telefonu w celu przesyłania plików czy innych czynności, związanych z pracą zdalną. Sprzęt służbowy musi spełniać określone normy bezpieczeństwa.
W pierwszej kolejności należy odpowiednio zabezpieczyć sprzęt. Duże znaczenie mają tutaj silne hasła, które muszą być pilnie strzeżone i nikomu nieujawniane. Warto zapomnieć o zabezpieczeniach dostępu typu: „1234”, „start123” czy „qwerty”. Ważne, aby hasło składało się z co najmniej 12 znaków, w tym liczb, cyfr, znaków specjalnych oraz małych i dużych liter. Dobrze sprawdzają się również wielopoziomowe uwierzytelnienia. Kluczowe jest także systematyczne zmienianie haseł, najlepiej raz w miesiącu – pozwoli to skutecznie zabezpieczyć sprzęt. Kolejną kwestią jest korzystanie wyłącznie z aktualnego oprogramowania oraz profesjonalnego programu antywirusowego.
Każdy pracownik powinien być przeszkolony z zakresu korzystania ze sprzętu służbowego. Mowa tutaj głównie o zakazie instalowania aplikacji lub programów niezwiązanych z wykonywaniem obowiązków czy używania komputera/telefonu w celach prywatnych. Dodatkowo pracownicy powinni przestrzegać poufności danych poprzez ograniczenie dostępu osobom postronnym. Podobne zasady powinny być stosowane w przypadku korzystania z telefonu służbowego.
Jak dbać o poufne dane?
Chcąc mieć pewność, że poufne dane nie zostaną narażone na wyciek lub przedostanie się w niepowołane ręce, w pierwszej kolejności należy zorganizować stanowisko swojej pracy w taki sposób, aby osoby postronne nie miały dostępu do informacji, danych czy dokumentacji. Kolejną ważną kwestią jest bezpieczna sieć i łącze internetowe.
Ważne, aby w miejscach publicznych nigdy nie korzystać z sieci Wi-Fi, natomiast w domu należy obowiązkowo łączyć się z siecią firmową za pośrednictwem łącza VPN lub wydzielić osobną sieć Wi-Fi, która będzie służyła do użytku służbowego.
Jeżeli jest to niemożliwe, wówczas należy zadbać o silne hasło do Wi-Fi, które warto systematycznie zmieniać. Proces przesyłania plików czy dokumentów zawsze powinien odbywać się za pośrednictwem skrzynki służbowej. Prywatny mail czy komunikatory również są narażone na wyciek danych i to znacznie większy niż firmowy mail. Kluczowe jest również, aby odchodząc od biurka, zawsze zablokować dostęp, a po zakończonej pracy od razu wyłączyć komputer.
Dlaczego warto skorzystać z outsourcingu IT w tym zakresie?
Dużą popularność wśród przedsiębiorców zyskuje zatrudnienie zewnętrznej firmy w celu zwiększenia bezpieczeństwa sprzętu oraz danych, które się na nim znajdują. Specjaliści kompleksowo zajmują się poufnością informacji oraz zwiększają zakres cyberochrony. Głównym zadaniem outsourcingu IT jest poprawa efektywności i bezpieczeństwa informatycznego, a także minimalizacja kosztów z tym związanych. Zatrudnienie zewnętrznej firmy w celu zwiększenia ochrony pozwala wyeliminować konieczność stworzenia wewnętrznej struktury IT.
Specjaliści mają dostęp do specjalistycznych narzędzi, które pozwolą na stały monitoring urządzeń, szybkie wykrycie wszelkich nieprawidłowości oraz błyskawiczną reakcję, w przypadku wystąpienia problemów związanych z bezpieczeństwem. Dodatkowo po usunięciu nieprawidłowości, zostaną wdrożone procedury, które zapobiegną podobnym sytuacjom w przyszłości. Specjaliści mogą również zarządzać zdalnie każdym komputerem, dzięki czemu instalacja nowego oprogramowania przebiega sprawnie i szybko.
Obecnie praca zdalna jest powszechnie stosowana w wielu przedsiębiorstwach i stale zyskuje na popularności. Warto zatem, aby pracodawcy byli świadomi zagrożeń związanych z wyciekiem poufnych informacji oraz potrafili temu zapobiec, korzystając np. z wsparcia firmy informatycznej z Wrocławia.
