Monitoring w miejscu pracy — najważniejsze zasady

Monitoring jest używany między innymi w celu monitorowania miejsc pracy, a tym samym pracowników podczas wykonywania czynności zawodowych. Warto jednak pamiętać o tym, że monitoring w takim miejscu musi spełniać określone przepisy prawne i nie może naruszać prywatności pracowników.

Dodatkowo nagrania muszą być przechowywane w odpowiedni sposób, tak aby nie dostały się one w niepowołane ręce, ponieważ zgodnie z prawem wizerunek osób uwieczniony na nagraniach traktowany jest jak dane osobowe, które podlegają ścisłej ochronie. 

Monitoring w miejscu pracy – aspekt prawny

Monitoring wizyjny może być stosowany w miejscu pracy, ale musi on spełniać pewne zasady, które reguluje Kodeks Pracy. W momencie nagrywania obrazu za pomocą kamer uwieczniany jest wizerunek pracowników, a w tym przypadku można mówić o przetwarzaniu danych osobowych. Z tego powodu pracodawca, stosujący monitoring w swojej firmie, powinien wziąć pod uwagę także przepisy RODO. Bardzo ważną sprawą jest cel, w jakim zamontowany został w danej firmie monitoring. Powinien on być jasno określony i może to być np. zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom, ochrona mienia, kontrola produkcji.

Informowanie o kamerach

Bardzo ważne jest także to, że pracodawca korzystający z monitoringu powinien poinformować o tym fakcie wszystkie osoby, które mogą znaleźć się w obszarze monitorowanym. Oprócz tego należy również spełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO, czyli m.in. podać swoją nazwę, adres, obszar i cel stosowania monitoringu, okres przetwarzania danych — co ma szczególnie ważne znaczenie dla dochodzenia roszczeń – a także wskazać ewentualnych odbiorców tych danych. Wszyscy pracownicy znajdujący się w zasięgu działania monitoringu muszą być tego świadomi. Pracodawca musi taki obszar oznaczyć w widoczny i czytelny sposób, np. za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu. Tablice informacyjne powinny być umieszczone w trwały sposób, w jak najbliższej odległości do obszaru monitorowanego. Muszą one być czytelne i widoczne dla każdego, kto wchodzi na teren działania kamer.

Ważną kwestią jest również to, że monitoring wizyjny może rejestrować tylko i wyłącznie wizję. Jednoczesne nagrywanie dźwięku jest niezgodnie z prawem i może zostać uznane za naruszenie prywatności oraz nadmiarową formę przetwarzania danych, co może się wiązać z odpowiedzialnością administracyjną, cywilną oraz karną. Pracodawca powinien także w sytuacji, gdy pracownik domaga się udostępnienia nagrań, które go dotyczą, wziąć pod uwagę to żądanie. Podstawą takiego działania będzie art. 15 ust. 1 RODO, który mówi, że administrator ma obowiązek udostępnić osobie informacje związane z przetwarzaniem jej danych osobowych.

Gdzie najczęściej montuje się monitoring?

Monitoring w miejscu pracy stosuje się w różnych miejscach i w różnym celu. Może on służyć do kontroli procesów produkcyjnych lub też zachowania tajemnicy, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Dzięki monitoringowi zamontowanemu przy wejściach do budynków i na terenie firmy można kontrolować to, czy osoby nieupoważnione nie przebywają na terenie firmy. Stosowanie monitoringu, np. w magazynach i innych tego typu miejscach, może znacząco podnieść bezpieczeństwo ludzi i mienia oraz pozwala reagować bardzo szybko na różnego rodzaju sytuacje awaryjne.

Warto pamiętać również o tym, że według prawa w miejscach takich jak szatnie, łazienki i pomieszczenia socjalne nie można stosować monitoringu. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, w której stosowanie takiego monitoringu jest niezbędne do realizacji określonych celów i nie naruszy jednocześnie godności oraz innych dóbr osobistych pracowników. Monitoring w takich pomieszczeniach wymaga uzyskania zgody zakładowej organizacji związkowej lub zgody przedstawicieli pracowników. Cena montażu monitoringu zależy od wielu czynników, m.in. rozbudowania systemu.