Nie sposób wyobrazić sobie pracę jakiejkolwiek firmy bez urządzeń biurowych, które wspomagają i ułatwiają wykonywanie czynności administracyjnych. Do najczęściej używanych sprzętów biurowych należą drukarka, skaner, kopiarka, urządzenia wielofunkcyjne i niszczarka. Jest to sprzęt, który, jak każdy inny, może ulegać awariom o różnej skali, doprowadzając niekiedy do paraliżu i stresujących opóźnień w wykonywaniu swoich obowiązków.
Awaria urządzeń może wynikać z błędów eksploatacyjnych
Najczęstszą przyczyną awarii sprzętu biurowego jest jego niewłaściwa eksploatacja, mogąca prowadzić do poważnych usterek i trwałego uszkodzenia urządzeń. Awariom ulegają kserokopiarki, niszczarki i urządzenia wielofunkcyjne, łączące w sobie funkcje skanera, kopiarki i drukarki. Sprzęt ten używany jest z reguły przez więcej niż jedną osobę, co niestety zwiększa ryzyko powstania awarii na tle eksploatacyjnym. Do tego w ciągu dnia potrafi on być wykorzystywany w biurze nieustannie przez nawet kilka godzin. Błędy eksploatacyjne wynikają niekiedy z chęci obrania drogi na skróty w celu przyspieszenia pewnych czynności lub z naszej niewiedzy. Za przykład może posłużyć tutaj umieszczanie zbyt dużej liczby kartek w kserokopiarce. Ta niewinna z pozoru czynność może nas naprawdę dużo kosztować, ponieważ urządzenie, które nie będzie w stanie przetworzyć zbyt wielu kartek, może w najlepszym przypadku zaciąć się, a w najgorszym ulec trwałemu uszkodzeniu i wymagać kosztownej naprawy, a być może nawet wymiany na nowe.
Równie częstym błędem jest niezamykanie pokrywy podczas kserowania, co powoduje nadmierne zużywanie toneru. Dużym błędem jest również wkładanie do drukarek/kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych tonerów, które są niekompatybilne i nie odpowiadają zaleceniom producenta. Stwarza to ogromne ryzyko trwałego uszkodzenia sprzętu i konieczności jego wymiany. Aby uniknąć tego typu awarii, należy przestrzegać zaleceń producenta wskazanych w instrukcji obsługi urządzenia. A co powinniśmy zrobić, jeżeli zauważymy, że urządzenie nie działa prawidłowo lub w ogóle przestało działać? W tym przypadku lepiej nie podejmować prób naprawy urządzenia na własną rękę, gdyż mogą one zaowocować pogorszeniem stanu technicznego sprzętu. Warto natomiast skontaktować się ze specjalną firmą informatyczną, która świadczy usługi naprawcze i konserwacyjne sprzętu biurowego. Firmy te posiadają zaplecze specjalistów, którzy będą potrafili szybko i sprawnie uporać się z usterką.
Usterka sprzętu biurowego wynikająca z niezapewnienia właściwego środowiska pracy
Trzeba pamiętać również o tym, że każdy sprzęt elektroniczny powinien być umiejscowiony w odpowiednim miejscu. Musi ono spełniać określone warunki, które zapewnią prawidłową pracę urządzenia. Najważniejszym czynnikiem mającym wpływ na jakość pracy urządzenia jest temperatura panująca w pomieszczeniu oraz stopień zapylenia. Zarówno zbyt wysoka, jak i zbyt niska temperatura mogą spowodować zaburzenia w pracy urządzenia. Nie należy również lekceważyć miejsc, w których występują wilgoć oraz zanieczyszczenia powietrza w postaci pyłu i kurzu.
Awaria niszczarek dokumentów, wynikająca z nieprzestrzegania instrukcji obsługi
Niszczarka jest niezwykle przydatnym i funkcjonalnym urządzeniem służącym do niszczenia dokumentów w taki sposób, aby nie można z nich było nic odczytać. Rola niszczarki zyskała na znaczeniu po wejściu w życie przepisów ustawy RODO, obligujących firmy do zapewnienia poufności i prywatności danych osobowych. Niestety i niszczarkę można szybko zepsuć poprzez umieszczanie w niej zbyt dużej liczby arkuszy papieru do zniszczenia lub poprzez próbę niszczenia w niej rzeczy, do których nie jest przystosowana. Z tego względu zaleca się, aby przed kupnem niszczarki zasięgnąć porady specjalisty, który będzie potrafił dobrać sprzęt do indywidualnych potrzeb klienta – np. takiej niszczarki, która będzie obsługiwać funkcję niszczenia płyt CD, kartek ze zszywaczami, czy kart pamięci.
Wkładając dokumenty do niszczarki, zwracajmy również uwagę na lampki sygnalizacyjne, które informują o przegrzaniu się urządzenia. Zazwyczaj, jeżeli sprzęt może nadal pracować, lampka pali się na zielono, jeżeli natomiast jest już przegrzany, zapala się czerwona lampka. W tej sytuacji należy natychmiast przerwać pracę urządzenia i poczekać kilka minut, aż sprzęt schłodzi się, i dopiero wtedy ponownie go włączyć.
Awaria urządzeń biurowych może wynikać z zamontowania nieoryginalnych części zamiennych
Zamontowanie w urządzeniach tanich lub nieoryginalnych części zamiennych może powodować kolejne, bardziej poważne w skutkach awarie. W tym wypadku warto zdać się na pomoc profesjonalnej firmy serwisowej, która dysponuje oryginalnymi częściami lub wysokiej jakości zamiennikami wielu marek. Wymiana i naprawa sprzętu będzie wtedy na tyle sprawna, że nie zaburzy pracy w firmie.
Usterki wynikające z samodzielnej naprawy sprzętu
Samodzielna naprawa sprzętu na własną rękę przez osoby bez doświadczenia z dużym prawdopodobieństwem może skończyć się pogłębieniem istniejącej usterki lub pojawieniem się nowej. Aby tego uniknąć, warto wyszukać firmę, której będzie można powierzyć sprawy związane z czynnościami eksploatacyjnymi i naprawą sprzętu. Jako INNEX oferujemy zarówno opiekę i wsparcie w zakresie obsługi komputerów i serwerów we Wrocławiu i okolicach – a także innego sprzętu informatyczno-biurowego, będącego na wyposażeniu firmy.
